L'engagement Ethique et Compliance du Groupe ADP

L'Ethique et la compliance, définies comme le respect des lois et règlements sont un levier de confiance vis-à-vis de l'ensemble des parties prenantes du Groupe. Le dispositif d'alerte est l'un des piliers du programme Ethique et Compliance. Il est un canal d'expression complémentaire des collaborateurs et inscrit le Groupe ADP dans une démarche de progrès.

Faire un nouveau signalement Accéder à un signalement existant

Important

Accessible 24h/24 et 7j/7, le système d'alerte repose sur 4 engagements :

La protection la personne à l’origine de l’alerte et des facilitateurs agissant de bonne foi et sans contrepartie financière directe
La présomption d'innocence des personnes visées par l’alerte
La bonne conduite des parties impliquées dans le recueil et le traitement de l’alerte
Le respect de la confidentialité des faits et de l'identité des personnes concernées, particulièrement celle du lanceur d'alerte

Il permet de poser des questions via une plateforme sécurisée sur des situations délicates ou de remonter des faits contraires aux valeurs du Groupe ou aux règles en vigueur (lois et règlements, code de conduite), de manière anonyme ou non.

Lors du dépôt de l’alerte, vous recevez un code unique à conserver impérativement pour accéder ultérieurement aux différents messages sur la plateforme

FAQ

Qui peut déposer une alerte ?

Un salarié ou un ancien salarié d'une société du groupe ADP,
Un candidat à un emploi au sein d'une société du groupe ADP,
Un actionnaire, associé ou titulaire de droits de vote au sein de l'assemblée générale d'une société du groupe ADP,
Un stagiaire, salarié mis à disposition, intérimaire ou sous tout autre statut de collaborateur extérieur et/ou occasionnel au sein d'une société du groupe ADP,
Un fournisseur, un sous-traitant, un prestataire de services, une association ou tout autre partenaire extérieur d'une société du groupe ADP,
Un client ou un utilisateur des installations gérées par une société du groupe ADP
Un riverain, un membre d'une communauté locale ou toute autre partie prenante potentiellement impactée par les activités d'une société du groupe ADP
Un facilitateur (personne physique ou morale ayant participé à favoriser la révélation ou le signalement par un lanceur d’alerte)

Quels faits peuvent être signalés ?

Une violation grave et manifeste du Code de conduite du groupe ADP ou des procédures Ethique et Compliance associées (ex : faits de corruption, de trafic d'influence, situation de conflit d'intérêts, atteinte à la libre-concurrence, violation de la politique cadeaux et invitations, violation de la protection de l'information et des données personnelles).
Un crime (ex : vol aggravé, viol, attentat) ou un délit (ex : fraude fiscale, abus de bien social, harcèlement sexuel ou moral, discrimination de tout ordre).
Une violation ou une tentative de dissimulation d'une violation de la loi, d'un règlement (ex : un décret, un arrêté), d'un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France, du droit de l'Union Européenne, ou d'un acte unilatéral d'une organisation internationale.
Une situation pouvant présenter une menace ou un préjudice pour l'intérêt général (ex : des agissements susceptibles de faire courir un danger ou une atteinte à la sécurité de la population dans le domaine de la santé ou de l'environnement, des atteintes graves envers les droits humains et les libertés fondamentales).
Des actes de représailles liées au fait d'avoir effectué une alerte ou participé à son traitement.

Que signifie une description précise des faits ?

Des faits objectifs, matériellement vérifiables et pertinents au regard des manquements évoqués
Le lieu et la date ou la période estimée des faits signalés
Les circonstances dans lesquelles j’ai été informé de ces faits
L’identité et les fonctions des éventuelles personnes mises en cause et victimes
L’existence de témoins et, le cas échéant, leur identité et leurs fonctions
L’existence d’une procédure judiciaire ou assimilée (médiation, arbitrage, etc.) est imminente ou en cours.
Dans la mesure du possible, je fournis tout document pouvant étayer mon signalement.

Mon alerte est-elle recevable?

Mon statut entre dans les catégories prévues cf. « Qui peut déposer une alerte » ?
Les faits que je reporte entrent dans le champ d’application du dispositif d’alerte (cf. Quels faits peuvent être signalés ?)
Les faits que je signale sont suffisamment précis, circonstanciés et étayés pour pouvoir être traités (cf. Que signifie une description précise des faits ?

Je reçois une réponse sur la recevabilité de mon signalement dans un délai de 3 mois maximum suivant l’envoi de l’accusé réception

- Si mon alerte n'est pas recevable. Mon signalement est clôturé

- Si mon alerte est recevable. Le traitement de mon signalement démarre

- L’analyse de la recevabilité de mon signalement peut nécessiter des précisions. Je dois donc rester attentif aux notifications de la plateforme d’alerte pour répondre aux questions qui peuvent m’être posées via la messagerie sécurisée de la plateforme

Quelles sont les grandes étapes de traitement d’une alerte recevable ?

Je suis informé de sa recevabilité et du traitement en cours
Un Comité de traitement est mis en place pour valider la stratégie d’enquête et garantir ainsi le respect des principes fondamentaux de l’investigation (confidentialité, objectivité, impartialité, à charge & à décharge)
À l’issue des investigations, le Comité de traitement valide :

- Le rapport d’enquête anonymisé

- Les recommandations formulées

- Les éventuelles restitutions au lanceur d’alerte et aux personnes concernées par des recommandations

Que se passe-t-il une fois l’alerte clôturée ?

A l’issue des investigations et des restitutions et afin de garantir la protection continue des parties prenantes au-delà de l’enquête :

- Tous les documents d’enquête sont détruits

- Seuls sont archivés dans des espaces sécurisés pour une durée limitée de12 ans :

- Les documents de traçabilité du process d’investigation (Fiche de contrôle, etc.)

- Le rapport et ses annexes

- Les recommandations

La protection des parties prenantes va au-delà de l'enquête pour éviter toute forme de représailles. Vous pouvez continuer à communiquer via la plateforme d’alerte si besoin

Comment est assurée la confidentialité ?

Afin de garantir la confidentialité à chaque étape de l’alerte et de l’investigation :

Chaque partie prenante signe un engagement de confidentialité
L’ensemble des documents sont anonymisés et conservés sur une plateforme sécurisée donc l’accès est limité
Les entretiens s’organisent dans des salles permettant de garantir la confidentialité

Les grands principes de l’investigation interne

Un Comité de traitement est mis en place pour valider la stratégie d’enquête et garantir ainsi le respect des principes fondamentaux que sont :

- La confidentialité (les investigations sont menées par des investigateurs qui signent des engagements de confidentialité tout comme l’ensemble des parties prenantes aux investigations et les membres du comité de traitement)

- L’ impartialité d’une investigation menée à charge et à décharge

- L’ objectivité avec aucun partie pris et le droit à la présomption d’innocence

- La proportionnalité des moyens mis en œuvre

Liste des documents

Charte de traitement des alertes

Codes de conduite

Présentation plateforme alerte